IT & Business alignment

Dit artikel gaat over het IT & Business alignment model van Henderson & Venkatraman. Dit lijkt misschien een zeer ingewikkelde of breedsprakerige term, maar eigenlijk is dit model van onschatbare waarde wat betreft IT strategie. In dit artikel lichten we stap voor stap dit model toe en hoe het een verschil kan maken voor uw onderneming.

IT & Business aligment?

Voordat ik verder ga met het model waar dit artikel over gaat, geef graag eerst een voorbeeld om het probleem te illustreren.

We nemen als voorbeeld de fictieve onderneming FastCoffee nv, zij voorzien andere bedrijven van koffiemachines en bijhorende producten. Hun missie is om snel te leveren en kwalitatieve producten te garanderen. Door het zeer grote assortiment aan koffie, is het leverproces vrij complex: in hun magazijn is er veel voorraad waar de juiste producten moeten geselecteerd worden voor de juiste leveringen. FastCoffee nv wil ook besparend te werk gaan en gebruikt daarom een spreadsheet programma om de verschillende orders bij te houden en op te volgen.

U merkt waarschijnlijk al dat een aantal elementen uit het verhaal niet goed aanvullen, ik heb dan ook gekozen voor een uitvergrote situatie, maar wees u ervan bewust dat veel bedrijven (in mindere mate) dit soort "eigenaardigheden" hebben in (één van) hun processen.
Nu zijn we klaar om in volgende paragraaf het model van Henderson en Venkatraman toe te lichten.

Het model

Grafisch kunnen we het model zo voorstellen:

Business strategie

Het onderdeel links boven, business strategie genaamd, bevat de globale strategie die een bepaalde onderneming beoogt. Dit wordt meestal bepaald door het management, zie het als de algemene koers die de onderneming wil varen. In het voorbeeld van FastCoffee nv zou dit zijn: snel leveren en gebruik van kwalitatieve producten.

Business infrastructuur & processen

Dit vak bevat alle processen op het operationele niveau, met andere woorden het antwoord op de vraag: "hoe werkt ons bedrijf?". In ons voorbeeld zou dit zijn: we werken met een magazijn waar onze werknemers de producten selecteren, die vervolgens worden geleverd met een vrachtwagen etc.

IT strategie

De IT strategie is het idee dat het management heeft in verband met de koers die ze willen uitvaren op het vlak van IT. In het voorbeeld is dit duidelijk dat het management zijn strategie formuleert in termen van kosten efficiëntie: "FastCoffee wil besparend te werk gaan ...".

IT infrastructuur & processen

Hier plaatsen we de IT infrastructuur van onze organisatie. Dit zijn alle software paketten, maar ook de fysieke installaties zoals computers. Wat misschien minder intuïtief is, is dat hieronder ook de manieren vallen waarop het personeel werkt met de paketten en fysieke installaties. In het voorbeeld van FastCoffee valt het spreadsheet programma hieronder.

En wat is alginment nu?

Nu we de bouwstenen van het model hebben uitegelegd, wordt het tijd om aan het echte werk te beginnen. De term "alignment" komt van het Engelse werkwoord "to align", wat letterlijk uitlijnen, uitbalanceren betekent. Dit is wat we eigenlijk willen doen, we willen de verschillende delen met elkaar uitbalanceren. De auteurs van dit model heten dit uitbalanceren een "fit". In dit model zijn er twee fits: de "strategische fit" en de "functionele fit". Dit zijn onze instrumenten voor het uitbalanceren.

Strategische fit

Hier gaan we ervoor zorgen dat onze strategie goed geïmplementeerd wordt. Dit wil zeggen dat we onze processen en infrastructuur zo gaan organiseren, dat ze goed uitgebalanceerd zijn met de strategie die we voor ogen hebben met onze onderneming. Doen we dit niet, dan gaat het waarschijnlijk heel moeilijk zijn om te de doelstellingen uit onze strategie te bereiken.

Het is belangrijk dat we deze balans zowel op business als IT vlak goed doen. Om dit te illustreren, doen we een suggestie voor de FastCoffee case:

• Business strategische fit
  FastCoffee wil graag snel leveren, maar ze hebben een hoge voorraad wat dit in de weg staat. We stellen voor om het productgamma te reduceren en delen van het gamma maandelijks te wijzigen. Op die manier is het makkelijker om de kwaliteit te garanderen en kan er sneller geleverd worden. Dit is dus een betere strategic fit
• IT strategische fit
  FastCoffee wil zijn IT beleid zo goedkoop mogelijk houden en maakt daarom gebruik van een goedkoop Spreadsheet programma. Hier lijkt FastCoffee wel te slagen in een goede IT strategische fit

 

Functionele fit

Bij de functionele fit gaan we proberen onze twee verschillende domeinen goed met elkaar uit te balanceren, namelijk het Business en IT domein. Dit is natuurlijk ook van noodzakelijk belang, want stel dat uw IT strategie je Business strategie niet ondersteunt, gaat het zeer moeilijk zijn de doelstellingen van deze strategieën te halen.
Anderzijds, stel dat uw Business en IT infrastructuur niet op elkaar afgestemd zijn, is de kans groot dat u in operationele problemen terecht komt.

Om dit duidelijk te maken, passen we nogmaals toe op ons voorbeeld:

• Strategische functionele fit
  FastCoffee wil kwalitatief en snel leveren. Logistiek is dit een behoorlijk moeilijke situatie om in goede banen te leiden. Het is al duidelijk dat hiervoor geavanceerd software nodig is om dit goed te ondersteunen. M.a.w. is de IT strategie van "Goedkope strategie" geen goede keuze hier. Wij stellen voor om de IT strategie te veranderen naar: "Door zoveel mogelijk te outsourcen, houden we onze IT kosten lager dan dat we dat in-huis zouden doen". Nu staat onze IT strategie, onze Business strategie niet meer in de weg
• Operationele functionele fit
  Onze business infrastructuur bevat complexe processen om de producten te leveren, een simpel spreadsheet programma gaat dus deze infrastructuur niet kunnen ondersteunen. Er dus ook duidelijk geen goede functionele fit hier. Onze suggestie is om Logisitieke software in te zetten, die het magazijn en het leverproces beter kan opvolgen en in kaart brengen.

 

U heeft misschien al gemerkt dat door de wijziging aan de IT strategie die we hier hebben gedaan, onze oplossing onder "Strategische fit" niet meer klopt en we gaan moeten herbekijken. Dit illustreert dat de hierbovengenoemde stappen een aantal keer opnieuw gaan doorlopen moeten worden totdat we nergens nog aanpassingen willen doen.

Eens we onze analyse hebben gedaan aan de hand van dit model, rest ons nog enkel onze woorden om te zetten in daden. Dit door de beslissingen uit te voeren. Voor FastCoffee wil dit zeggen:

• We gaan de voorraad laten dalen en de klanten laten weten dat we met een kleiner gamma gaan werken
• We zoeken naar een beter logistiek systeem en leren onze werknemers daar mee werken

 

Wat nu met mijn onderneming?

U vraagt zich nu waarschijnlijk af hoe u nu aan de slag kan gaan. Het zal u ook al opgevallen zijn dat we hier met een behoorlijk eenvoudig voorbeeld gewerkt hebben, uw onderneming gaat vast wat compelexer zijn. Daarom moeten we bekennen dat dit soort analyses niet eenvoudig zijn en veel oefening vergen. Wij bij Webeo maken vaak gebruik van dit soort analyses, dus zijn wij de ideale partner indien u de werking en strategie van uw onderneming eens onder de loep wil nemen.

Wij voeren dan niet enkel de analyse voor u uit, maar bieden ook diepgaande ondersteuning bij het implementeren van de oplossingen die wij u aanbieden na de analyse.

Bent u geïnteresseerd in een IT & Business alignment analyse? Neem dan vrijblijvend contact met ons op en we bekijken wat we voor u kunnen doen.

Bronnen

Indien u uitgebreidere informatie over deze materie wil, lees dan hier de oorspronkelijke paper van Henderson & Venkatraman.